Steht eine Immobilie zum Verkauf, benötigen potenzielle Käufer für ihre Due Diligence zahlreiche Dokumente. Nicht wenige Unternehmen nutzen im Rahmen eines Transaktionsprozesses Excellisten und Cloudspeicher für den Austausch hochsensibler Informationen. Allerdings geht hiermit ein oft nicht berücksichtigtes Datenschutzrisiko einher. Hinzu kommt, dass solche Plattformen selten den Compliance Richtlinien von Unternehmen für den Informationsaustausch entsprechen. Professionelle Datenräume hingegen wurden speziell für den Anspruch von Unternehmen entwickelt, im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit Daten auszutauschen. Ein Praxisblick.

Die IMMOBILIEN JUGAN Investmentverwaltung GmbH arbeitet bereits seit mehreren Jahren mit virtuellen Datenräumen im Rahmen von mittelgroßen Immobilientransaktionen im höheren einstelligen Millionenbereich. Seit knapp zwei Jahren nutzt das Münchner Unternehmen den digitalen Datenraum „CLOUDBRIXX. DEAL.“. Welche Vorteile die Nutzung einer professionellen, virtuellen Datenraumlösung den an der Transaktion beteiligten Parteien in der Praxis bieten, werden im Folgenden erläutert:

Sicherheit: Datenraum vs. Cloudspeicher

Ein oft grundlegendes Missverständnis betrifft die Definition eines Datenraums. Eine solche Umgebung wird zumeist mit vielverwendeten Cloudlösungen und Datenmanagementsystemen gleichgesetzt, die nicht den Zweck erfüllen einen Verkaufsprozess revisions- und rechtssicher abzubilden. Hierbei ergeben sich bedeutende Unterschiede, auch was den Datenschutz und die Datensicherheit betrifft. Die gängigen Cloudspeicher werden in der Regel nicht in Deutschland gehostet und widersprechen so nicht selten den IT-Richtlinien vieler Unternehmen. Ein professioneller Datenraum wie beispielsweise CLOUDBRIXX. DEAL. wird in Deutschland gehostet und weist mit der DIN ISO/IEC 27001-Zertifizierung den höchsten Standard für Informationssicherheitsmanagement auf.

Dank komplexer Sicherheitseinstellungen im System sind alle Daten bestmöglich vor Missbrauch geschützt: So werden die Dokumente im Datenraum selbst verschlüsselt abgespeichert. Zudem besteht die Funktionalität, dass das Drucken, bzw. der Download der verfügbaren Dokumente verhindert wird und die Dateien durch ein automatisch eingebundenes Wasserzeichen zusätzlich vor unbefugtem Gebrauch geschützt werden. Virtuelle Datenräume bieten somit ein datensicheres Gerüst für die Due-Dilligence-Prüfung.

Usability & Transparenz

Eine einfache Handhabung und größtmögliche Transparenz machen es allen Beteiligten leicht, die virtuelle Umgebung im Transaktionsprozess als tägliches Arbeitswerkzeug zu nutzen. Innerhalb weniger Minuten lässt sich ein virtueller Datenraum unabhängig von der IT-Umgebung eines Unternehmens einrichten. Ob Kaufinteressent, Immobilienverwalter, Rechtsberater oder Bank − der administrierende Verkäufer, beziehungsweise der Makler kann über eine Rechtematrix zielgenau rollenbasierte Zugriffsrechte (Lesen, Download, Editieren) zum Datenraum an sich und für den Zugriff auf einzelne Ordner oder Dateien steuern.

Die Dokumente lassen sich einfach über Drag&Drop im System hochladen und je nach Einstellung automatisch nummerieren. Auch eine Q&A-Funktion steht den Usern für Fragestellungen bei dem Umgang mit dem virtuellen Datenraum und für eine strukturierte und nachvollziehbare Abwicklung von Fragen potenzieller Investoren bzw. Käufern zur Verfügung. Früher waren für diesen Prozess zahlreiche E-Mails oder Excellisten notwendig. Heute steht bei Transaktionsschluss alles per Knopfdruck zur Verfügung. Die Fragen und Antworten sind entscheidend für Verhandlungen und werden auch zum Kaufvertrag mit dokumentiert.

Schnelle Zusammenstellung aller Daten

Grundsätzlich gilt: Je größer eine Transaktion ist, desto mehr Zeit wird benötigt, um die notwendigen Unterlagen zusammenzutragen beziehungsweise zu digitalisieren. Immerhin liegen bereits durchschnittlich gut drei Viertel der Daten, die im Zuge von Immobilientransaktionen benötigt werden, digital vor. Das besagt eine Umfrage unter an Immobilientransaktionen beteiligten Marktakteuren zu Immobiliendatenräumen, die Cloudbrixx 2022 veröffentlicht hat. Der Prozess, bei welchem Daten wie Gutachten, Grundrisse, Baupläne oder Mietverträge gesammelt werden, wird Data-Collection genannt. Dieser ist bei der Nutzung eines virtuellen Datenraums auf mehreren Schultern verteilt und verläuft dank der digitalen Umgebung deutlich angenehmer, sicherer, anwenderfreundlicher und vor allem schneller ab.

Revisionssicherheit

Ein virtueller Datenraum verfügt über umfangreiche Analyse- und Kontrollfunktionen und ist damit revisionssicher. Alle Aktivitäten werden mittels Log-Files protokolliert. Somit lassen sich alle Logins, Lesezugriffe, Uploads und Downloads sowie die Kommunikation im Q&A-Bereich lückenlos nachverfolgen und es ist jederzeit nachweisbar, welche Person zu welchem Zeitpunkt Zugriff auf bestimmte Dokumente und Unterlagen im System hatte. Darüber hinaus erhält der Verkäufer von einem professionellen Datenraumanbieter eine Konformitätsbescheinigung. Mit dieser wird die Datensicherung für den Notartermin vom Datenraumanbieter in der Echtheit bestätigt.

Immer auf dem aktuellen Stand

Dank der integrierten Benachrichtigungsfunktion werden alle berechtigten Personen über neue Aktivitäten im Datenraum informiert. Somit ist jede/r Beteiligte zu jedem Zeitpunkt immer auf dem aktuellen Stand. Vom Zeitraum der Handelseinigkeit über den Verkauf bis zum Notartermin wird der Datenraum pausiert und steht nur noch den Admins zur Verfügung. Alternativ kann dieser auch geöffnet bleiben. In diesem Fall ändert sich der Status und die Beteiligten verfügen weiterhin über Leserechte, wobei ein aktives Eingreifen in den Datenraum nicht mehr möglich ist.

Zeit- und Kostenersparnis

Zuletzt sei erwähnt: Es bedarf keiner nennenswerten Einarbeitung, um sich mit der Umgebung des digitalen Datenraums vertraut zu machen. Der Aufbau des Systems ist einfach und es lässt sich intuitiv bedienen. Das spart Zeit und Geld. Die Erfahrung zeigt außerdem: Ein unkontrollierter Datenraum - also ein Datenmanagementsystem, das nicht dem Zweck dient, einem Verkaufsprozess abzubilden - kann nicht die Sicherheit bieten, die ein professioneller Datenraum gewährleistet.