Fahrplan für die Digitalisierung des technischen Gebäudemanagements
Die meisten Geschäftsvorfälle rund um Immobilien sind technischer Natur. Während die kaufmännischen Prozesse bereits vielfach über SAP oder andere Systeme digital abgebildet werden, befinden sich die baulich relevanten Prozesse meist noch im „digitalen Dornröschenschlaf“. Instandhaltung und Instandsetzung mit Budgetierung gehören ebenso dazu wie Wartung, Inspektion, Gewährleistungsmanagement und Betreiberverantwortung. Da im technischen Management Werkzeuge in die Hand genommen werden müssen, scheinen auch die damit verbundenen Geschäftsprozesse immer noch bevorzugt manuell bzw. analog zu erfolgen. Dabei erleichtern cloudbasierte Datenbanklösungen längst die technische Bewirtschaftung. Wer auf nicht mehr zeitgemäße Excel-Tabellen verzichtet, bekommt damit beispielsweise auch Budgetierung, Reporting, Effizienz, Haftungsrisiken und Skalierung in den Griff. Mit den modularen Softwarepaketen von CLOUDBRIXX bieten wir die passenden Lösungen. Wie die digitale Transformation im technischen Gebäudemanagement gelingen kann, das zeigt die folgende Roadmap.
„Pain Points“ sicher identifizieren und digitale Möglichkeiten aufzeigen
Der Projektplan für die Implementierung von CLOUDBRIXX Softwaremodulen umfasst im Idealfall etwa zwölf Monate. Die Kundenanbahnung dauert in der Regel drei, manchmal auch sechs Monate, gefolgt von der Onboarding- und Implementierungsphase, die meist sechs Monate umfasst. Zunächst werden mit dem Kunden die „Pain Points“ in der technischen Gebäudebewirtschaftung identifiziert. Die Einstellung „Das funktioniert doch“ verstellt dabei manchmal den Blick auf die digitalen Möglichkeiten. Oft sind digitale Lösungen in den Unternehmen auch noch nicht ausreichend bekannt. Deshalb nutzen wir zu Beginn der Kundenansprache einen umfassenden Fragenkatalog, um die digitalen Baustellen sicher zu lokalisieren. Die umfassende Recherche hilft beiden Seiten, gemeinsam den Status quo und die Potenziale der digitalen Transformation auszuloten. Auch externe Berater können in dieser Phase eine Rolle spielen und den Anbahnungsprozess beispielsweise durch Wettbewerbspräsentationen unterstützen. Manche Kunden wenden sich auch direkt mit konkreten Wünschen und Vorstellungen an uns. Auch darauf stellen wir uns als Softwareunternehmen ein und richten die Kundenberatung entsprechend aus.
Energie, Zeit und Budget am besten in einen konkreten Auftrag investieren
Mit CLOUDBRIXX bieten wir jederzeit die Möglichkeit, die angebotenen Softwaremodule ausgiebig zu testen. Mit Demo-Daten gefüllte Tools laden dazu ein, die Funktionsweise der Module spielerisch auszuprobieren. Passen Anforderungsprofil und Softwarelösung zusammen, raten wir dazu, nicht mehr zu viel Zeit verstreichen zu lassen und einen frühzeitigen „Proof of Concept“ (POC) anzustreben. Ist die grundsätzliche Machbarkeit nachgewiesen, können unverbindliche Pilotprojekte die digitale Transformation unnötig verzögern. Denn ohne offizielles „Go“, so unsere Erfahrung, wird ein Pilotprojekt auf Kundenseite meist nur halbherzig begleitet. Es fehlt schlicht die Sicherheit, dass die Lösung tatsächlich kommt und damit das Vertrauen, dass sich der Aufwand lohnt. Besser ist es, Energie, Zeit und Budget direkt in einen konkreten Auftrag zu investieren. Ein Sonderkündigungsrecht innerhalb der ersten sechs Monate sichert den Kunden ab. Das hat viele Vorteile: Der Ausstieg bleibt möglich, gleichzeitig ist aber die Aufmerksamkeit und das Engagement des Auftraggebers viel größer. So können in Pilotprojekten bessere Ergebnisse erreicht und im Onboarding gezielt wiederverwendet werden. Auch die anschließende Implementierung von Softwaremodulen gelingt dann schneller und reibungsloser.
Digitale Transformation macht Changemanagement erforderlich
Ein früher „Proof of Concept“ (POC) ist auch deshalb wichtig, weil der Kunde spätestens danach eine Restrukturierung seiner bisher analogen Prozesse anstoßen, planen und umsetzen muss. Denn es gilt: Analoge Prozesse werden nicht besser, nur weil sie digitalisiert sind. Wer den vollen und mobilen Zugriff auf verlässliche Daten und Dokumente haben will, der muss auch die Aufgaben- und Prozessketten transformieren und die Datenarchitektur optimieren. Alte Abläufe müssen überdacht, neu zu strukturiert und mit den neuen Softwarewerkzeugen digital abgebildet werden. Je nach dem Umfang der digitalen Transformation ist im Unternehmen ein mehr oder weniger aufwändiges Changemanagement erforderlich. Wir empfehlen, hier ausreichend Kapazitäten und Zeit einzuplanen, da der Erfolg der digitalen Transformation davon abhängt. Auch in dieser Phase kann es hilfreich sein, wenn sich der Kunde von externen Beratern mit Fokus auf die Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft unterstützen lässt.
Administratoren auf Kundenseite sind die Schnittstelle zu Cloudbrixx
Cloudbrixx unterstützt die Einführung und Implementierung von Softwaremodulen durch die Schulung von sogenannten „Key Usern“ im Unternehmen. Diese übernehmen die Rolle der Administratoren, schulen ihrerseits die Anwender im Unternehmen, und sorgen dafür, dass diese mit dem Softwaretool arbeiten können. Die Überführung in den Live-Betrieb als zunächst letzte Phase der Implementierung erfolgt in der Regel schrittweise und wird mit dem Kunden detailliert abgestimmt. Dazu gehört auch die Anbindung an andere Softwaresysteme wie beispielsweise SAP, DocuWare, Power Bi oder Bison Box. Die Administratoren stehen auch nach der Implementierung ständig im engen Kontakt mit unseren Kundenbetreuern, den Client Service Agents. Ziel ist es, den Kunden mit regelmäßigen Jourfix-Terminen zu unterstützen und über die Weiterentwicklung der Cloudbrixx-Software zu informieren. Kunden, die bereits im Live-Betrieb arbeiten, können nun weitere Teilstufen aktivieren und mit zusätzlichen Softwaremodulen ihre digitale Transformation auf die nächste Stufe heben. Wir sind davon überzeugt, dass der enge Kontakt zum Kunden ein wichtiger Schlüssel zu einer dauerhaft erfolgreichen Implementierung ist.
Lesen Sie, wie die modulare Lösung von CLOUDBRIXX, zum Gipfel der Digitalisierung führt.
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