Neue Prozesse, neue Chancen:
So gelingt die Softwareeinführung bei Immobilienunternehmen

Immobilienmanager haben eine Vision: Sie wollen den vollen und mobilen Zugriff auf verlässliche Daten und Dokumente. Ihr Anspruch: Endlich effektiver und effizienter arbeiten. Was sie dazu benötigen, das sind zukunftsfähige Softwarelösungen und eine übergreifende Datenarchitektur. Allerdings werden Prozesse nicht besser, nur weil sie digitalisiert sind. Entscheidend ist, dass Aufgaben- und Workflows transformiert werden. Alte Abläufe müssen überdacht sowie neu strukturiert und erst dann mit den besten Möglichkeiten digital abgebildet werden.

 

Wo die Probleme liegen und warum Immobilienunternehmen jetzt handeln müssen

Bislang verbringen Beschäftigte zu viel Zeit damit, Daten und Informationen zu suchen, zu überprüfen und nach verschiedensten Kriterien aufzubereiten. Auch redundante oder manuelle Abfragen erschweren den Arbeitsablauf und treiben den Zeit- und Kostenaufwand in die Höhe. Gleichzeitig sind Immobilienmanager in hohem Maße von der Qualität, Aktualität und Konsistenz der Daten abhängig. Wird die Aufbau- und Ablauforganisation in der Datenarchitektur nicht ausreichend berücksichtigt, mangelt es an der intelligenten, datenbasierten Vernetzung der verschiedenen Fachbereiche. Die Folge: Ineffiziente Prozesse erschweren die Zusammenarbeit.

Häufig fehlt eine übergeordnete Strategie für die Erfassung, Prüfung und Bereitstellung von Daten. Stattdessen liegen die Informationen in unterschiedlichen Insellösungen oder schlimmstenfalls bei einzelnen Mitarbeitern. Datenlieferungen und Reports sind in diesem Umfeld nur aufwendig zu realisieren und fehleranfällig. Mit Insellösungen lassen sich zwar einzelne Aufgaben trügerisch schnell in den Griff bekommen, die Informationsversorgung des Gesamtsystem profitiert davon jedoch nicht, im Gegenteil. Auch Excel-Lösungen sind wenig hilfreich, da sie nicht flexibel genug sind, um Daten umfangreich zu modellieren. Das Fehlen von Software für einzelne Aufgabenbereiche kann sogar zu Finanz- und Reputationsschäden führen, da Datenschnittstellen zwangsläufig manuell aufgebaut und ständig gepflegt werden müssen.

 

Wie gelingt die Digitalisierung und die Einführung einer neuen Softwareplattform?

Eine ganzheitliche, über das gesamte Immobilienmanagement harmonisierte Digitalisierung gelingt, wenn sie sorgfältig geplant und die Implementierung neuer Softwarelösungen intensiv begleitet wird. Ziel ist es, die Datenarchitektur und das Datenmanagement eines Unternehmens auf ein neues Niveau zu heben und die verschiedenen Akteure bestmöglich mit Daten zu versorgen. Dabei sollen die Datenverfügbarkeit, Datentransparenz, Datenqualität und Datenaufbereitung für alle Nutzer spürbar verbessert werden. Damit wird deutlich, dass es sich nicht allein um ein IT-Projekt, sondern um ein komplexes Transformationsprojekt handelt. Gleichwohl sollte das Anspruchsniveau nicht bei 100 Prozent liegen. Vielmehr ist eine bestmögliche Gesamtlösung empfehlenswert.

Im Rahmen der Unternehmensstrategie sollte ein Digitalisierungsprojekt vereinbart, von allen Mitgliedern der Geschäftsführung getragen und in die jeweiligen Bereiche kommuniziert werden. Gelingt es der Unternehmensleitung, Vision und Ziele zu vermitteln, können auch mögliche Widerstände und Sorgen in der Belegschaft frühzeitig abgebaut werden. Wichtig ist das richtige Erwartungsmanagement, um den späteren Nutzer die angestrebten Verbesserungen zu vermitteln, aber keine falschen Versprechungen zu machen.

 

Wichtige Erfolgsfaktoren: Verantwortung vergeben und Ressourcen bereitstellen

Eine eigens eingesetzte Projektlenkungsgruppe sollte alle Initiativen und Maßnahmen zur Aufgaben- und Prozessoptimierung rechtzeitig und adäquat sondieren und priorisieren. In einer gründlichen Planungsphase und in ausreichend vielen Vorprojekten können Anforderungen und Inhalte konkret definiert werden, um spätere kostenintensive Änderungswünsche zu vermeiden. In einer Roadmap lassen sich Aufgaben, Meilensteine und die Pilotphase im Überblick aufzeigen und fortschreiben.

Ein einheitliches Verständnis über das schrittweise Vorgehen und die Einbindung aller Abteilungen sollte sichergestellt sein, um eine ganzheitliche Lösung zu erreichen. Gegebenenfalls ist zu prüfen, ob externe Datenlieferanten die einzuspeisenden Informationen in der erforderlichen Qualität liefern können. Besonderes Augenmerk ist auf personenbezogene Daten zu legen, damit diese DSGVO-konform verarbeitet werden können.

Idealerweise wird die interne Projektlenkungsgruppe funktionsübergreifend gebildet. Auch sollte Sie ausreichend kompetent besetzt sein und für die Dauer des Projektes fest zur Verfügung stehen. Externe Berater können unterstützen. Neben genügend bemessener Arbeitszeit und qualifiziertem Personal muss ebenso das benötigte Budget zur Verfügung stehen.

 

Warum eine Pilotphase und ein modulares Vorgehen sinnvoll sind

Die neu entwickelte Datenarchitektur sollte für alle verbindlich sein, um davon abweichende Umsetzungen zu vermeiden. Ein Integrationsmanagement kann dabei unterstützen, die unterschiedlichen Anforderungen zu berücksichtigen und die notwendigen Softwarebausteine zu identifizieren. Vor der Umsetzung empfiehlt sich eine Pilotphase, um Probleme und Anpassungsbedarf frühzeitig zu erkennen. Schließlich müssen auch alle Anforderungen an die IT- und Datensicherheit im Vorfeld erfüllt und sichergestellt werden. Es müssen jedoch nicht alle benötigten Softwareoptionen zeitgleich umgesetzt werden. Vorteile bieten vor allem modulare Softwarelösungen, die schrittweise oder nach Bedarf implementiert werden können und somit mit dem Geschäftsumfang oder dem Digitalisierungsumfang skalierbar sind.

Um zu verhindern, dass sich nach der Implementierung unerwünschte Parallelwelten entwickeln, sollten die neuen Prozesse und Systeme allen Beteiligten transparent gemacht und durch Schulungen und laufendem Support begleitet werden. Unternehmensrichtlinien können die neue Datenarchitektur verbindlich verankern. Je nach dem Umfang der Veränderungen ist auch ein Change- und Kommunikationsmanagement empfehlenswert, um die Ziele, die Begründung und den Status des Projektes von Anfang an transparent und regelmäßig über die richtigen Kanäle und Personen zu kommunizieren. Die Erfahrung zeigt, dass es bei fehlender Unterstützung durch die Unternehmensführung oder bei überzogenen Anpassungserwartungen schwierig wird, eine bestmögliche Digitalisierungslösung zu erreichen.

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Wir bei CLOUDBRIXX beraten und unterstützen unsere Kunden und interessierte Unternehmen dabei, eine für das Unternehmen optimale und vor allem integrierte Lösung zu finden. Ziel ist es, ein digitales Ökosystem zu implementieren, dass eine doppelte Datenhaltung oder -erfassung vermeidet und gleichzeitig alle notwendigen und sinnvollen Daten allen Nutzern in einem Systemverbund zur Verfügung stellt.

Zwei Aspekte sind uns dabei besonders wichtig. Zum einen ist unsere Software modular aufgebaut. Unsere Kunden arbeiten in verschiedenen Aufgabenbereichen mit jeweils unterschiedlichen Softwarelösungen. Bei dieser Ausgangssituation können wir mit unseren Modulen sicherstellen, genau die Lösung anzubieten, die ein Unternehmen gerade benötigt. Gleichzeitig ermöglichen unsere Module die schrittweise Ablösung von ineffizienten Insellösungen, ganz nach dem Bedarf des Unternehmens.

Zum anderen empfehlen wir, die Anzahl der benötigten Schnittstellen so gering wie möglich zu halten. Jede Schnittstelle muss gepflegt und aktuell gehalten werden. Das bindet Kapazitäten und birgt Risiken. So sind bei technischen Störungen aus unserer Erfahrung immer zuerst die Schnittstellen im Verdacht. Liegt das Problem beim Sender oder beim Empfänger? Ist ein fehlendes oder ein neues Update schuld? Ist der Workflow falsch oder nicht vollständig konfiguriert? Die Fehlerquellen sind zahlreich und die Fehlersuche ist lästig. Beides mindert die Effizienz der Systemlandschaft. Nur durch die Reduzierung der unterschiedlichen Lösungen und damit der verschiedenen Schnittstellen können diese Schwierigkeiten spürbar gemindert oder idealerweise ganz behoben werden. CLOUDBRIXX benötigt für alle Module nur eine einzige Schnittstelle. Das stabilisiert die Systemlandschaft und ermöglicht ein verlässliches Arbeiten für alle Beteiligten.

Hier geht es zum CLOUDBRIXX Produktvideo.

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Marc Mockwitz
Post by Marc Mockwitz
Januar 29, 2024

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