Angesichts der steigenden Bedeutung des Property-Managements wollten wir wissen, mit welchen Problemen die Branche aktuell am meisten zu kämpfen hat. Wie weit ist sie in Sachen ESG-Reporting? Und wie gut funktioniert die Datenübertragung? Deshalb haben wir von Januar bis Februar 2023 eine Online-Umfrage unter Asset-, Property-, Facility- und Portfoliomanagern durchgeführt, an der sich 58 Teilnehmerinnen und Teilnehmer beteiligt haben.
Top-3-Herausforderungen im Property Management
Befragt nach den drei größten Problemstellungen landeten die steigenden Herausforderungen durch Regulierungen und Reporting-Pflichten gemeinsam mit dem Umsetzen von ESG-Maßnahmen mit jeweils 59 Prozent der Nennungen auf dem ersten Rang. Es folgt der Fachkräftemangel mit 50 Prozent. Interessanterweise belegt der steigende Margendruck mit 21 Prozent nur einen der hintersten Ränge. Vor dem Hintergrund, dass das Property-Management klassischerweise ein Bereich mit eher geringen Margen ist, bleibt es spannend, wie sich die Einstellung diesbezüglich im Laufe des Jahres entwickeln wird.
Druck zum Umsetzen von ESG- und Energiesparmaßnahmen steigt
Property Manager verzeichneten in den vergangenen sechs Monaten einen deutlich gestiegenen Druck seitens des Asset-Managements, ESG- und die damit verbundenen Energiesparmaßnahmen umzusetzen. 88 Prozent der Befragten bejahten dies für Energie- und 91 Prozent für ESG-Maßnahmen. Die am häufigsten umgesetzten Maßnahmen, um Energie und CO2 einzusparen, sind das Überprüfen und Optimieren von Heizungsanlagen, bauliche Maßnahmen, wie der Einbau neuer Fenster, Fassadendämmung oder Dachsanierung, sowie die Aufklärung von Mietern hinsichtlich des Nutzerverhaltens.
Dass das Überprüfen und Optimieren von Heizungsanlagen an erster Stelle genannt wird, verwundert indes nicht. Die Maßnahme wurde im vergangenen Jahr fortwährend von der Bundesregierung empfohlen. Zudem ist die Kosten-Nutzen-Relation sehr positiv, da bereits mit einer geringen Investition schnelle und zählbare Erfolge beim Energiesparen erzielt werden können. Anders verhält es sich beispielsweise mit der Nachrüstung von Solar- oder Photovoltaikanlagen. Diese haben viel längere Beschaffungs- und Investitionszyklen und es müssen im Vorfeld der Installation bauliche und rechtliche Anforderung geklärt werden. So wird diese Maßnahme von den Umfrageteilnehmern auch deutlich seltener umgesetzt.
Das Erstellen von Reportings wird anspruchsvoller
Nicht nur der Druck, ESG- und Energiesparmaßnahmen umzusetzen, ist in den zurückliegenden sechs Monaten gestiegen, auch die Anforderungen an Reportings für das Asset-Management, den Verwalter und/oder den Eigentümer nehmen zu. 81 Prozent der Befragten bestätigen diese Entwicklung, nur 19 Prozent sehen keine gestiegenen Anforderungen. Gleichzeitig wird der Aufwand zum Erstellen dieser Reportings als relativ hoch eingeschätzt. Auf einer Skala von eins (geringer Aufwand) bis zehn (sehr hoher Aufwand), gaben rund 60 Prozent der Befragten einen Wert zwischen acht und zehn an. Der Durchschnittswert liegt bei 7,6 und legt nahe, welchen Aufwand Property Manager für das Reporten von relevanten Kennzahlen betreiben müssen.
Datenaustausch ist Nadelöhr für Erstellung von Reportings
Dass der Aufwand so hoch ist, geht unter anderem auf den bisher noch zu schlecht funktionierenden Datenaustausch zwischen Facility-, Property- und Asset-Management zurück. Auf einer Skala von eins (schlechter Datenaustausch) bis zehn (voll automatisierter Datenaustausch) bewerten die Umfrageteilnehmer diesen im Durchschnitt mit einer 4,8. Hier ist also noch deutlich Luft nach oben. Denn Daten für Reportings stammen in der Regel aus unterschiedlichen Quellen und so erfolgt die Datenbeschaffung häufig noch sehr fragmentiert, mit vielen Zwischenschritten und vielerorts herrschen auch noch Datensilos vor.
Die Sammlung der Daten für ein Reporting erfolgt laut Umfrageteilnehmern unter anderem noch in Excel (67 Prozent) oder händisch (33 Prozent). 40 Prozent nutzen eigene CRM/ERP-Systeme und 30 Prozent greifen auf eine externe SaaS-Lösung zurück. Die Dominanz von Excel im Property-Management lässt sich damit erklären, dass aktuell noch ein Programm benötigt wird, in dem die Daten aus den verschiedensten Quellen aggregiert werden kann. Hierfür bietet sich Excel, bei allen bestehenden Problemen – Formelfehler, fehlende Versionsverläufe, schlechte Datenintegrität, keine Revisionssicherheit –, nach wie vor an.
Cloudbasierte Tools bieten maßgebliche Vorteile
Um aber die Effizienz und Datenqualität bei Reportings zu steigern, sollte es das Ziel sein, alle Daten an einer Stelle zentral zu aggregieren und für alle Beteiligten mit der entsprechenden Berechtigung verfügbar zu machen. Das geht nur mit digitalen, cloudbasierten Lösungen, mit denen die relevanten Daten schon im Gebäude in Echtzeit via App ins System eingespeist werden können.
So fehlt es nach Meinung der Umfrageteilnehmern für einen besseren Datenaustausch zwischen Facility-, Property- und Asset-Management vor allem an der passenden digitalen Infrastruktur (74 Prozent), dem technischen und digitalen Knowhow (64 Prozent) sowie an einheitlichen Dateiformaten (62 Prozent).
Der letztgenannte Punkt zielt auf den Austausch zwischen verschiedenen Softwaresystemen ab, der häufig an unterschiedlichen Dateiformaten und Medienbrüchen scheitert. Die Proptech-Branche ist gerade auf dem Weg, die Voraussetzungen dafür zu schaffen, über offene Schnittstellen, sogenannte Open-APIs, den Datenaustausch zwischen diesen verschiedenen Softwaresystemen zu ermöglichen und damit den Grundstein für ein umfassendes Immobilieninformationssystem zu legen. Denn hierin liegt die Zukunft.
